Privacy Policy

Revizuită pentru validarea punctuală a locației

Versiunea 1.1 · Last updated: 14 august 2026

1. Cine suntem și cui se aplică această politică

BuildManage este un serviciu SaaS furnizat de TRADI TEX PROD SRL, CUI/CIF RO37674923, nr. Registrul Comerțului J2017001585227, cu sediul în loc. Valea Adâncă, str. Iliaș Vodă nr. 29, com. Miroslava, jud. Iași, România.

Politica se aplică persoanelor care vizitează site-ul BuildManage, reprezentanților și persoanelor de contact ale clienților/prospecților, administratorilor de cont și altor utilizatori autorizați, în măsura în care BuildManage prelucrează datele lor în calitate de operator.

Contact pentru protecția datelor: contact@buildmanage.eu. Dacă va fi desemnat un responsabil cu protecția datelor (DPO), datele acestuia vor fi publicate aici.

2. Ce date colectăm atunci când BuildManage este operator

3. Datele Clientului: când BuildManage este persoană împuternicită

Clientul decide ce date introduce în Platformă, pentru ce scopuri și ce utilizatori au acces. În acest context, BuildManage prelucrează datele conform instrucțiunilor documentate ale Clientului și DPA-ului încheiat în baza art. 28 GDPR.

• date despre angajați, colaboratori, subcontractanți și utilizatori autorizați;
• date de pontaj: check-in/check-out, dată, oră, durată, proiect/șantier și status;
• date de localizare punctuală utilizate tranzitoriu exclusiv la inițierea de către utilizator a unei operațiuni de check-in/check-out, pentru verificarea încadrării în raza geografică a șantierului; coordonatele nu sunt stocate de BuildManage după finalizarea validării;
• fotografii, incidente, rapoarte, documente de proiect și alte fișiere încărcate de Client;
• date operaționale privind echipe, activități, materiale, echipamente și proiecte, în măsura în care conțin date personale.

Pentru aceste prelucrări, solicitările persoanelor vizate trebuie adresate în primul rând Clientului/angajatorului care stabilește scopul prelucrării. BuildManage va asista Clientul conform DPA și GDPR.

4. Validarea punctuală a locației la check-in/check-out

Dacă această funcționalitate este activată de Client, atunci când utilizatorul inițiază o operațiune de check-in sau check-out, aplicația solicită locația curentă a dispozitivului și o utilizează temporar pentru a calcula dacă dispozitivul se află în raza geografică configurată pentru șantierul respectiv. Accesul la locație are loc numai în legătură cu acțiunea inițiată de utilizator și este supus permisiunilor acordate aplicației/browserului la nivelul dispozitivului.

BuildManage nu urmărește continuu poziția utilizatorului, nu accesează locația între operațiunile de check-in/check-out, nu creează trasee sau istoric de deplasare și nu stochează coordonatele geografice folosite pentru verificare. Platforma păstrează datele de pontaj necesare funcției contractate — utilizatorul, proiectul/șantierul, data și ora operațiunii și statusul acesteia — fără păstrarea coordonatei geografice utilizate la validare.

Clientul stabilește dacă activează această verificare și este responsabil pentru temeiul juridic, informarea angajaților/colaboratorilor și respectarea normelor de dreptul muncii și protecția datelor. Pentru utilizarea în România, Clientul trebuie să analizeze art. 5 din Legea nr. 190/2018 în măsura în care, în contextul concret al raporturilor de muncă, utilizarea funcției intră în sfera sistemelor de monitorizare prevăzute de acea normă. Faptul că BuildManage nu stochează coordonatele elimină o perioadă de retenție a coordonatelor în Platformă, fără a înlătura celelalte obligații legale care pot reveni Clientului.

5. De unde obținem datele

• direct de la persoana vizată, când creează un cont, contactează BuildManage sau comunică cu suportul;
• de la organizația Clientului, atunci când aceasta creează sau administrează conturi pentru utilizatorii săi;
• automat din sistemele tehnice necesare autentificării, securității și funcționării serviciului;
• prin cookie-uri sau tehnologii similare opționale, numai în condițiile descrise în Cookie Policy.

6. Cui divulgăm datele

Accesul este limitat la persoanele care au nevoie de date pentru îndeplinirea atribuțiilor lor și sunt supuse obligațiilor de confidențialitate. Putem utiliza furnizori pentru găzduire, infrastructură, e-mail, suport, plăți, analiză sau securitate numai în măsura în care serviciile respective sunt efectiv folosite.

Putem divulga date autorităților publice sau altor destinatari atunci când o obligație legală valabilă ne impune acest lucru sau când divulgarea este necesară pentru constatarea, exercitarea ori apărarea unui drept în justiție, în limitele legii.

7. Transferuri internaționale

Dacă un furnizor implică transferul datelor în afara Spațiului Economic European, transferul va fi realizat numai pe baza unui mecanism permis de Capitolul V GDPR, precum o decizie de adecvare sau garanții adecvate, inclusiv clauzele contractuale standard aprobate de Comisia Europeană, împreună cu măsuri suplimentare atunci când sunt necesare.

8. Cât timp păstrăm datele

Nu păstrăm datele mai mult decât este necesar scopului pentru care au fost colectate. Perioada exactă depinde de categorie, de contract și de obligațiile legale aplicabile.

• Date de cont și administrare: pe durata relației contractuale, apoi numai pentru perioada necesară închiderii, recuperării datelor și apărării drepturilor;
• Date de facturare și documente justificative: pentru perioada de păstrare impusă de legislația contabilă/fiscală aplicabilă; legislația română actuală prevede pentru anumite documente justificative o perioadă de 5 ani;
• Datele Clientului: conform Contractului și DPA; după switching/încetare, Clientul beneficiază de perioada contractuală de recuperare, după care datele sunt șterse, cu excepția păstrării obligatorii prin lege și a backup-urilor eliminate conform ciclului tehnic documentat;
• Coordonatele utilizate pentru validarea punctuală a locației: nu sunt stocate de BuildManage după finalizarea verificării — nu există o perioadă de retenție a coordonatelor în Platformă;
• Cookie-urile: conform duratelor indicate în Cookie Policy.

9. Securitatea datelor

Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate riscului, conform art. 32 GDPR. Măsurile contractuale și tehnice asumate pentru Datele Clientului sunt descrise în DPA/SLA și trebuie să reflecte infrastructura implementată efectiv. Nicio măsură de securitate nu poate garanta eliminarea absolută a tuturor riscurilor.

10. Drepturile persoanelor vizate

În condițiile GDPR, puteți avea dreptul la informare, acces, rectificare, ștergere, restricționare, portabilitate, opoziție și retragerea consimțământului. Retragerea consimțământului nu afectează legalitatea prelucrării efectuate anterior.

Pentru datele pentru care BuildManage este operator, cererile pot fi trimise la contact@buildmanage.eu. Putem solicita informații rezonabile pentru verificarea identității. Vom răspunde în termenele prevăzute de art. 12 GDPR.

Pentru datele pe care BuildManage le prelucrează în numele Clientului, vă recomandăm să vă adresați Clientului/angajatorului. Dacă primim direct o astfel de cerere, o vom redirecționa către operator, cu excepția cazurilor în care legea impune altfel.

11. Dreptul de a depune o plângere

Aveți dreptul să depuneți o plângere la autoritatea de supraveghere competentă. În România, autoritatea este Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP) — www.dataprotection.ro. Dacă vă aflați într-un alt stat SEE, vă puteți adresa autorității competente din statul respectiv, în condițiile GDPR.

12. Decizii exclusiv automatizate

La data acestei versiuni, BuildManage nu declară utilizarea unor procese de decizie bazate exclusiv pe prelucrare automată care să producă efecte juridice asupra persoanelor sau să le afecteze în mod similar semnificativ, în sensul art. 22 GDPR. Dacă o astfel de funcționalitate va fi introdusă, politica va fi actualizată înainte de utilizarea ei în scopurile relevante.

13. Minori

BuildManage este un serviciu B2B destinat organizațiilor și profesioniștilor și nu este proiectat pentru utilizarea directă de către copii. Clientul nu trebuie să introducă date despre minori decât dacă are un scop legitim, un temei legal adecvat și respectă toate obligațiile aplicabile.

14. Modificarea politicii

Putem actualiza această politică atunci când se modifică serviciul, configurația tehnică sau cadrul juridic. Noua versiune va indica data actualizării. Pentru modificări materiale care afectează în mod relevant persoanele vizate, vom utiliza o modalitate rezonabilă de informare.

15. Contact